Jak vydržet II. - Rememberthemilk.com

January 24, 2009

Disclaimer: tento článek nenabízí žádné rady ohledně toho, jakým způsobem si můžete uspořádat čas, abyste byli spokojenější se svým životem ;-) Popisuje jen nástroj a jeho rozšíření, který může některým z těchto způsobů napomáhat. Rady ohledně time managementu určitě najdete na Googlu :)

Služba Rememberthemilk.com (RTM) slouží k vytváření a organizování úkolů a seznamů úkolů. Úkoly je možné organizovat do jednotlivých seznamů, tagovat, datovat, nastavovat přibližnou dobu, kterou asi zabere jejich splnění, přiřazovat jim místo, nechávat je opakovat se, popisovat, sdílet, opoznámkovávat, připojovat k nim webové adresy, označovat za kompletní, zobrazovat v různých přehledech, třídit, vyhledávat a… odkládat.

Snažím se využívat jen to, co potřebuji a postupně přicházet na to, že potřebuji něco dalšího (tady spíš mluvím o funkcích softwaru než o pravidlech organizování úkolů - zanedbávat nějakou část plánování se většinou brzy vymstí). Každopádně musím upozornit na výborný (tzn. krátký, praktický a výstižný) článek na RTM blogu Advanced GTD with Remember The Milk. Výhodou je, že jsem s tím začal ve zkouškovém, takže jsem zatím nemusel příliš řešit kontexty, které se budu pokoušet zahrnout teď.

Hlavní vlastností dobrého organizačního nástroje je dle mého nástroje to, že neklade překážky. Samotné plánování vyžaduje určité množství vůle, které je však odměňováno. Otravování se se špatným systémem mě odměňuje maximálně bolestí hlavy. Jednoduché by tedy mělo být především získávání přehledu o úkolech, které je třeba splnit, a jejich přidávání. A to kdykoli a kdekoli. Výhodou je, že skoro pořád mám s sebou buď počítač nebo mobil s přístupem k internetu.

Přehled o úkolech

RTM poskytuje příjemné a přehledné prostředí v rámci své webové aplikace. Úkoly je možné třídit všelijakými způsoby (viz výše zmíněný článek o GTD), včetně týdenního přehledu, přehledu nesplněných úkolů na dnešek apod. Je možné nechat si zasílat připomínky úkolů na e-mail, twitter a různými IM sítěmi.

Co se týče samotné aplikace, vždycky jsem měl problém s přežíváním jedné záložky v prohlížeči. Jednou zavazela, pak jsem si ji zavřel s celým oknem apod. To řeší technika jednostránkového prohlížeče (vlastní termín :)), jakými jsou například Mozilla Prism nebo macovský Fluid od Todda Ditchendorfa. Prohlížeč požádá o webovou adresu a ikonku a vytvoří samostatnou “aplikaci”, která po spuštění v okně bez dalších serepetiček otevře danou adresu - a netváří se jako okno prohlížeče, ale prostě jako další aplikace.

Druhým potenciálním problémem může být závislost na připojení k internetu. To by měly řešit Google Gears, které RTM podporuje. Zatím jsem to z nedostatku nutnosti nezkoušel. Předpokládám, že Achillovou patou bude nutnost na daném počítači provést synchronizaci před útěkem do divočiny.

Pro kontrolování úkolů z mobilu existuje mobilní verze RTM, na kterou vás RTM přesměruje při přístupu z Opery Mini.

Přidávání úkolů

Přidávat úkoly přes webovou aplikaci je každopádně peklo. Otevřít prohlížeč - otevřít RTM - kliknout na Tasks - pokud mám zvolený špatný seznam, vybrat správný - kliknout na Add task - napsat název - Enter. Následně případně dotagovat, odatumit etc. A vrátit se k původní práci - co jsem vlastně předtím dělal?!? Tohle byl většinou základní problém všech nástrojů k sebeorganizací, které jsem kdy použil. Co s tím?

Pokud zrovna sedím u počítače, je nejjednodušší použít Quicksilver plugin (zde jsem líný hledat ekvivalent pro Windows, pročež se omlouvám). Stačí pak zmáčknout klávesovou zkratku (v mém případě Control + Mezerník), nad všemi aplikacemi se objeví Quicksilver (spouštěč aplikací), napsat úkol a vybrat si list, do nějž chci úkol vložit. Pokud na konci textu napíšu třeba “monday” nebo “tomorrow”, úkol se mi rovnou odatuje. Přidání úkolu je tak téměř okamžité a jakmile Quicksilver zmizí, jsem zpátky u činnosti, kterou jsem zrovna dělal.

V případě, že si chci vložit úkol z prohlížeče (třeba z mailu), je možné použít příjemný bookmarklet, kteří společně s ukládáním dovolí doladit podrobnosti.

Pokud zrovna u počítače nejsem, můžu jít v mobilu přidat úkol přes Operu mini. Ale to je zase záležitost, při které musím několik desítek sekund čekat a mačkat při tom kouzelné kombinace tlačítek. Jednodušší je využít spolupráce Twitteru a RTM a odesílat úkoly SMSkou prostřednictvím Twitteru. Je třeba nejdříve propojit tyto dva účty (na Twitteru se vytvoří vzájemné followení s uživatelem rtm) a následně je možné posílat soukromé zprávy (“d rtm text zpravy”). Cena SMS je standardní do jiné sítě, číslo je +447 624 801 423. Zpočátku mi toto propojení poněkud haprovalo, ale zdá se, že teď je vše v pořádku. V rámci zprávy je opět možné použít spoustu speciálních slov, díky kterým lze úkol správně zařadit.

Někteří prý (zdravím Suchosche!) však mají tak pomalou aplikaci na odesílání SMS v mobilu, že se to neoplatí a je lepší použít v telefonu vestavěnou e-mailovou aplikaci. RTM umožňuje i toto, po registraci přidělí k účtu jedinečnou adresu, na niž je možné odesílat úkoly (není možné svázat RTM s e-mailem, protože pak by bylo možné na RTM jednoduše odesílat falešné e-maily jakoby z dané adresy).

Takže…

Sepsání tohoto článku mi zabralo víc času, než nastavení výše popsaných věcí. Třeba to někoho inspiruje a popřípadě získám i nějakou další reakci ohledně toho, co je možné dělat jednodušeji. A snad toto plánování splní svůj účel… a příště o Evernote. Už to nebude tak dlouhé :)